Pengertian Administrasi Perkantoran Definisi Tugas dan Fungsi Menurut Para Ahli

 

 

A. Pengertian Administrasi Perkantoran

Sebagian besar literatur menggunakan istilah administrasi perkantoran dan manajemen dengan pengertian yang sama. Hal ini dipertegas oleh pernyataan PBB (1969), bahwa keduanya sama, walaupun istilah administrasi lebih banyak digunakan untuk hal-hal yang berhubungan dengan negara, sedangkan manajemen lebih banyak berhubungan dengan perusahaan (Sukoco, 2006 : 3)

B. Definisi Administrasi Perkantoran Menurut Para Ahli

a. Menurut Gie (2007: 3)

“ Office management can be defined as the planning, controlling and organizing of office work and actuating those performing it so as to achieve  the predetermined objectivities. It deals with the life cycle of business information and data form their creation through their maintenance, distribution and retention, if of permanent value or destruction if obsolete ”. 

(Manajemen perkantoran dapat didefenisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu. Ini bersangkut paut dengan peredaran hidup data dan keterangan perusahaan dri sejak penciptaannya melalui pemeliharaan, penyebaran dan penyimpanannya kalau memiliki nilai tetap atau pemusnahannya kalau usang ). 

b. Menurut Mills (2001:4)

Bagian dari proses manajemen yang berhubungan dengan institusi dan pelaksanaan prosedur yang digunakan untuk menentukan dan mengkomunikasikan program dan perkembangan kegiatan diatur dan dicek berdasarkan target dan rencana. 

Sehingga dapat disimpulkan bahwa manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi dan mengendalikan hingga menyelenggarakan secara tertib pekerjaan administrasi perkantoran untuk menunjang pencapaian tujuan organisasi. 

C. Ruang Lingkup Tugas Administrasi Perkantoran 

Ruang lingkup  tugas administrasi perkantoran dapat dikatakan tugas pelayanan disekitar keterangan-keterangan yang berwujud 6 (enam)  pola perbuatan (Gie, 2007 :16), yakni : 

a. Menghimpun 

Kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bilamana diperlukan. 

b. Mencatat 

Kegiatan yang mebubuhkan dengan berbagai peralatan tulis keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan. Dalam perkembangan teknologi modern sekarang ini termasuk pula memateri keterangan-keterangan itu dengan alat-alat perekam suara sehingga dapat didengar, pencatatan dengan pita rekaman. 

c. Mengelola 

Bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang berguna. 

d. Mengganda 

Kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan. 

e. Mengirim 

Kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak  kepihak lain. 

f. Menyimpan  

Kegitan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman. 

Hal atau sasaran yang terkena oleh 6 (enam) pola perbuatan menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda, mengirim dan menyimpan itu ialah keterangan (informasi). Yang dimaksud dengan keterangan atau informasi ialah pengetahuan tentang  suatu hal atau peristiwa yang diperoleh terutama melalui pembacaan atau pengamatan.  

Dewasa ini , informasi dapat berupa : surat, panggilan telepon, pesanan, faktur dan laporan mengenai berbagai kegiatan bisnis.  Semuanya diterima, direkam (direcord), diatur, disebarkan dan dilindungi agar tugas kantor dapat terlaksana dengan efisien dan efektif. 

D. Fungsi Administrasi Perkantoran 

Administrasi perkantoran umumnya berfungsi untuk menentukan tujuan organisasi dan merumuskan kebijakan umum, sedangkan manajemen berfungsi untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang bersifat operasional, karena kegiatan-kegiata yang bersifat operasional dilaksanakan oleh kelompok pelaksana. 

Banyak penulis yang kerap mempergunakan fungsi manajemen sebagai fungsi administrasi perkantoran (Mills, 2001:4). Adapun fungsi-fungsi tersebut adalah  sebagai berikut : 

1. Planning (Perencanaan) 
   Perencanaan berarti penentuan sasaran sebagai pedoman kinerja organisasi di masa depan dan penetapan tugas-tugas serta alokasi sumber daya yang diperlukan untuk mencapai sasaran organisasi. (Daft, 2006:8) 
2. Organizing (Pengorganisasian) 
   Pengorganisasian melibatkan penetapan tugas, pengelompokan tugas-tugas kedalam departemen dan alokasi bermacam-macam sumber daya ke dalam berbagai departemen. (Daft, 2006:9)
3. Leading (Kepemimpinan) 
   Kepemimpinan merupakan fungsi manajemen yang melibatkan penggunaan  pengaruh untuk memotivasi karyawan meraih sasaran organisasi. (Daft, 2006:10) 
4. Controlling (Pengendalian) 
   Pengendalian adalah fungsi keempat yang mempunyai arti memantau aktivitas karyawan, menjaga organisasi agar tetap berjalan ke arah pencapaian sasaran, dan membuat koreksi bila diperlukan. (Daft, 2006 :11) 

Lain halnya dengan Quible dalam Sukoco (2006 : 4), yang menulis ada 5 jenis office support functions dalam administrasi perkantoran, fungsi tersebut yaitu : 

1.  Fungsi Rutin 
   Yakni fungsi administrasi perkantoran yang membutuhkan pemikiran minimal mencakup pengarsipan, pengggandaan dan lainnya. Biasanya fungsi ini dilaksanakan oleh staf administrasi yang bertanggung jawab atas kegiatan sehari-hari. 
2. Fungsi teknis 
   Yakni fungsi yang membutuhkan pendapat, keputusan dan ketrampilan perkantoran yang memadai, seperti familieritas dengan sofware. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh staf admnistrasi yang tergabung dalam departemen Teknologi Informasi (TI) suatu organisasi. 
3. Fungsi Analisis 
   Yakni fungsi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif disertai kemampuan untuk mengambil keputusan, seperti membuat dan menganalisis laporan maupun membuat keputusan pembelian. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh seorang asisten manajer yang bertanggung jawab mensupport keputusan yang akan dibuat oleh atasan. 
4. Fungsi Interpersonal 
   Yakni fungsi yang membutuhkan penilaian dan analisais sebagai dasar pengambilan keputusan serta ketrampilan berhubungan dengan orang lain, seperti mengoordinasikan tim proyek. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh staf administrasi sebagai jenjang karir sebelum naik menjadi manajer pada suatu organisasi. 
5. Fungsi Manajerial 
   Yakni fungsi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian , pengukuran dan pemotivasian seperti pembuatan anggaran, staffing dan mengevaluasi karyawan. Biasanya fungsi ini dilakukan oleh staf setingkat manajer yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan sistem dan prosedur administrasi dalam suatu organisasi.  

Daftar Pustaka Makalah Administrasi Kantor

Sukoco, Munir, Badri, Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, Surabaya, Penerbit Erlangga, 2006.  

Gie,  The Liang,  Administrasi Perkantoran, cetakan tujuh, yogyakarta, Penerbit  Liberty yogyakarta, 2007. 

Mills, Geoffrey, Oliver Standing Ford, Robert cappleby, Manajemen Perkantoran Modern, Edisi Ketujuh, 2001. 

Daft, Richard L, Manajemen, Jakarta, Penerbit Erlangga, 2006.