Bagi para pembaca mungkin kita sering mendengar profesi sekretaris, sekretaris sendiri dibedakan menjadi dua, yakni sekretaris pribadi dan sekretaris perusahaan. Untuk lebih lengkapnya berikut ulasan mengenai sekretaris. Semoga bermanfaat.
A. Pengertian Sekretaris
Sekretaris adalah sebuah profesi administratif
yang bersifat asisten atau mendukung. Gelar ini merujuk kepada sebuah
pekerja kantor yang tugasnya ialah melaksanakan perkerjaan rutin,
tugas-tugas administratif, atau tugas-tugas pribadi dari atasannya.
Pekerja atau karyawan ini biasanya melakukan tugas-tugas seperti mengetik, penggunaan komputer, dan pengaturan agenda. Mereka biasanya bekerja di belakang meja. Sebagian besar sekretaris adalah wanita.
Di dunia kerja saat ini ada lagi profesi yang merupakan perkembangan dari sekretaris yaitu asisten pribadi (PA atau Personal Assistant).
Perbedaan dari PA dan sekretaris adalah PA lebih bertanggung jawab
untuk satu orang saja, dalam hal ini eksekutif atau bos yang
mempekerjakan dirinya. Sedangkan sekretaris lebih bertanggung jawab
kepada perusahaan secara umum.
Namun di beberapa perusahaan, tentu saja hampir tidak ada perbedaan
di antara sekretaris dan PA. Seperti contohnya di Indonesia, umumnya
sudah menjadi kebiasaan bila sekretaris kadang juga membantu hal-hal
personal dari si bos yang berhubungan dengan kerja. Lain halnya misalnya
di Hongkong contohnya di mana dunia kerja di sana lebih profesional.
Perbedaan antara PA dan sekretaris ini sangat kentara.
Sekretaris identik pula dengan mode dan gaya dalam berbusana ke
kantor. Sudah menjadi rahasia umum bila sekretaris mempunyai tampilan
yang menarik sebagai citra dari atasan yang diwakilinya. (Wikipedia)
Karena tugasnya untuk membantu pimpinan dalam berbagai macam kegiatan, selain harus smart, sekretaris juga harus memiliki softskill dan hardskill khusus untuk menunjang pekerjaannya. Syarat-syarat yang harus dimiliki untuk menjadi seorang sekretaris antara lain:
1. Syarat Kepribadian
Tidak banyak orang mempunyai bakat untuk menjadi sekretaris yang baik, namun demikian bakat saja tidak cukup bilamana kita tidak tahu kepribadian yang bagaimana harus kita punyai untuk menjadi seorang sekretaris yang baik itu. Adapun kepribadian yang dikehendaki itu adalah sebagai berikut:
a. Harus bersikap mawas diri
b. Bersikap ramah
c. Sabar
d. Simpatik
e. Penampilan diri yang baik
f. Pandai bergaul
g. Dapat dipercaya serta memegang teguh rahasia
h. Dapat bijaksana terhadap orang lain
i. Memiliki ingatan yang baik
j. Mempunyai perhatian atas pekerjaannya, dan lain-lain
2. Syarat pengetahuan
Syarat pengetahuan ini dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu:
a. Syarat pengetahuan umum
Seorang sekretaris harus memiliki pengetahuan kemasyarakatan dan kebudayaan yang dapat mengangkat nama dari perusahaan. Misalnya:
1. Menguasai dan memahami Bahasa Indonesia dengan baik dan benar serta
menguasai beberapa bahasa asing secara lisan maupun tertulis, serta memiliki
pengetahuan ekstra.
2. Pengetahuan tentang misi, fungsi, tugas-tugas, serta struktur organisasi, serta
susunan personil.
3. Pengetahuan tentang korespondensi dan tata kearsipan.
b. Syarat pengetahuan khusus
Pengetahuan khusus ini, maksudnya adalah sekretaris mengetahui atau mengerti hal-hal
mengenai dimana sekretaris itu bekerja. Apabila sekretaris itu bekerja pada
perusahaan yang bergerak pada bidang usaha perkapalan, maka ia harus mampu
menguasai ilmu perkapalan, begitu pula bila perusahaan itu bidang usahanya
penyewaan apartemen, maka sekretaris itu harus menguasai ilmu keapartemenan, dan
sebagainya.
3. Syarat keahlian
Setiap sekretaris diharuskan memiliki keterampilan untuk menunjang pekerjaannya,
keterampilan itu meliputi:
a. Mampu menyusun laporan
b. Mampu berkorespondensi
c. Mampu menggunakan Bahasa Indonesia dan Bahasa Asing lainnya
d. Teknik tata penyimpanan arsip
e. Teknik berkomunikasi dengan telepon
f. Menulis cepat dengan steno
g. Teknik mengetik surat
4. Syarat praktik
Sebelum seorang diangkat sebagai sekretaris, orang tersebut harus cukup
mempunyai pengalaman dalam berbagai pekerjaan tata usaha kantor, maka dengan
demikian orang itu harus mencoba menangani pekerjaan yang tanggung jawabnya
belum begitu luas, misalnya: sebagai resepsionis, operator, korespondensi dll.
C. Keahlian Seorang Sekretaris
1. Pandai berbicara
Pandai berbicara merupakan salah satu skill yang harus dimiliki seorang sekretaris. Seringkali kamu sebagai seorang sekretaris diminta untuk melakukan presentasi menggantikan pemimpin atau boss yang berhalangan hadir. Skill ini harus kamu miliki dan terus diasah.
2. Mengerti Teknologi
Teknologi saat ini menjadi “jantung” dari dunia. Sebagai sekretaris kamu harus mengerti teknologi yang happening saat ini dan tentunya akan memudahkan kamu dalam melakukan pekerjaan sebagai seorang sekretaris.
3. Sekretaris Hebat mampu berbahasa asing
Hard skills terakhir yang harus dimiliki untuk menjadi seorang sekretaris hebat adalah berbahasa asing. Bahasa asing yang umumnya harus dikuasai ialah bahasa Inggris, tetapi akan lebih hebat jika seorang sekretaris juga mampu berbahasa Perancis, German, China, dan Jepang. Karena pasti kamu akan bertemu dengan tamu atau klien dari luar negeri dan ini akan menjadi nilai tambah bagi kamu.
