Tugas Otomatisasi dan Tata Kelola Sarana dan Prasarana

Setelah mempelajari berbagai jenis mesin-mesin kantor, buatlah video tutorial pengoperasian mesin kantor sesuai kelompok presentasi. Pengumpulan video paling lambat hari Selasa, 30 Oktober 2018.

Mesin-Mesin Kantor

Pengertian Mesin Kantor
Mesin kantor (office machine) adalah sebuah alat yang dipergunkan untuk menghimpun, mencatat dan mengolah bahan-bahan, data ataupun keterangan dlam suatu pekerjaan tata usaha yang cara kerjanya bersifat magnetik,elektik dan mekanik.
Untuk memutuskan perlu atau tidaknya mesih kantor hendaknya memperhatikan hal-hal berikut :
a. Mesin-mesin yang dipakai harus benar-benar diperlukan
b. Jenis mesin hendaknya praktis
c. Mesin tersebut dapat mengurangi biaya pelaksanaan pekerjaan
d. Mesin dapat mempercepat selesainya pekerjaan
e. Mutu mesin harus baik
f. Pemeliharaan mesin dapat di lakukan dengna mudah
g.Mesin harus sesuai dengan pekerjaan yang akan dilakukan
Tujuan diipergunakanya mesin dalam suatu proses pekerjaan untuk menghemat fisik tenaga dan pikiran manusia dalam melakukan tugas-tugasnya baik yang bersifat rutin maupun insidental, baik untuk pekerjaan yang bersifat industrial ( engeneering) maupun bersifat teknis mencatat ( paperwork).
Jenis  pekerjaan yang membutuhkan pengunaan mesin adalah :
– Pekerjaan berulang-ulang dalam jumlah banyak
– Pekerjaan yang berat bagi manusia
– Pekerjaan yang lambat bila denhan tangan
– Hasil pekerjaan yang berformat rapi
– Pekerjaan yang harus teliti
Macam- Macam Mesin Kantor
Mesin-mesin yang digunakan dalam suatu kantor mempunyai bentuk dan jenis yang beragam dan dapat diklasifikasikan menurut tenaga gerak, cara kerja komponen mesin dan fungsi mesin.
1.Tenaga penggerak
Menurut tenaga penggerak, mesin kantor dibagi menjadi 2 yaitu :
1) Mesin Manual, mesin kantor yang dioperasikan dengan menggunakan tenaga manusia atau tenaga murni.
2) Mesin Listrik (Elektrik), mesin kantor yang pengoperasiannya menggunakan tenaga listrik.
2. Cara kerja komponen mesin
Menurut cara kerja komponen mesin, mesin kantor dibagi menjadi 2 yaitu :
1)      Mesin Mekanis, mesin kantor yang rangkaian komponennya bergerak atau bekerja hanya pada waktu dioperasikan. Mesin ini ada yang digerakkan secara manual, tapi ada juga yang digerakkan dengan tenaga listrik.
2)      Mesin Elektronik, mesin kantor yang rangkaian komponennya bersifat elektronis atau menggunakan bahasa mesin. Mesin ini hanya dapat digerakkan dengan menggunakan tenaga listrik.
3. Fungsinya
Menurut fungsinya, mesin kantor dibagi menjadi 8 yaitu:
1)        Mesin penghimpun data atau informasi

• Mesin penjilid (binding machine)

• Stapler (hecht machine)

2)        Mesin pemisah

• Mesin pembuka surat (letter opener)

• Mesin pemotong kertas (paper cuter, guillotine)

• Mesin pelubang kertas / kartu (punch card machine)

• Mesin penghancur dokumen (shredder)

• Asahan pensil (pencil sharpener)

              
3)        Mesin pencatat data atau informasi

• Mesin tik (typewriter)

• Mesin penomor (numbering machine)

• Mesin pencetak perangko (franking machine)

• Pencatat uang kas (cash register)

• Microfilm

4)        Mesin pengolah data

• Mesin jumlah (adding machine)

• Mesin hitung (calculating machine)

• Komputer

5)        Mesin pengganda

• Mesin stensil (stencil duplicator)

• Mesin stensil spiritus (spirit duplicator)

• Mesin fotokopi

• Mesin perekam sheet (sheet cuter, scanner)

• Mesin offset

6)        Mesin pengirim data atau informasi (mesin komunikasi)

• Telepon dan interphone

• Telex

• Faksimile

• Modem

• Teleprinter

• Telefoto

• Telecopier

• Handy talky (HT)

7)        Mesin mengaman dan penyaman

• Pengaman data (data safes)
• Kipas angin (fan)
• Air conditioner (AC)
• Tirai udara (air curtain)

8)        Mesin pengontrol

• Mesin presensi
• Close circuit television (CCTV)

3. Pengertian, Gambar, Fungsi, dan Sistem Kerja Mesin Kantor

Berikut ini akan diuraikan contoh-contoh mesin kantor beserta definisi, gambar, fungsi, dan sistem kerja.

1)      Mesin Ketik

Mesin ketik yaitu mesin tulis biasa yang dijumpai sehari-hari pada tiap kantor yang dapat dipergunakan untuk:

a)      Mengetik berbagai macam surat

b)      Mengetik naskah atau teks

c)      Mengetik tabel / daftar dan sheet stensil

d)     Mengetik pekerjaan-pekerjaan kecil seperti kuitansi, faktur, weselpos, kartupos dll.

Adapun sistem kerja mesin ketik ada yang bersifat mekanik/ manual tanpa bantuan listrik, ada pula mesin ketik manual yang elektrik dengan menggunakan bantuan listrik.

Mesin Ketik Manual

 

Mesin Tik Elektronik

2. )      Faksimili

Faksimili atau biasa dikenal dengan faks adalah teknologi telekomunikasi yang digunakan untuk menyalin dan mengirimkan dokumen yang serupa dengan aslinya, menggunakan jaringan telepon ke mesin fax penerima yang kemudian bisa dicetak dikertas. Kata faksimile berasal dari bahasa latin yaitu ‘fac simile’ (make similar), yang artinya membuat salinan yang sama dengan aslinya. Di berbagai tempat, mesin faks juga dikenal sebagai telecopier.

Faksimili memiliki fungsi untuk pengiriman dan penerimaan data-data yang kita butuhkan yang dikirim dengan menggunakan mesin faksimili. Mesin ini dapat juga digunakan sebagai alat untuk komunikasi dan juga dapat digunakan sebagai sarana untuk mengcopy dukumen atau kertas yang kita inginkan.

Bagi orang yang baru pertama kali menggunakan mesin fax/facsimile/faximili memang sangat membingungkan cara menggunakan mesin fax. Berikut ini akan dijelaskan cara menggunakan mesin fax.

a)      Menghidupkan/turn on mesin fax

o  Mesin fax yang ada di Indonesia semua menggunakan power konsumsi 220 V ac 50-60Hz sesuai dengan tegangan PLN. Masukan steker pada stop kontak listrik yang tersedia. Mesin fax akan hidup dan lihat pesan di layar display yang akan di front panel.

o  Pesan yang ada dilayar display OPEN COVER/OUT OF PAPER, buka cover dan masukan kertas sesuai dengan petunjuk yang ada di tempat meletakan kertas.

o  PRESS START tekan tombol START perhatikan mesin bekerja, untuk mesin fax yang menggunakan cutter mesin akan memotong kertas dan yang tidak ada pemotong hanya keluar kertas saja.

o  Mesin fax sudah stanby

o  langkah berikutnya masukan jack telefon dimesin dibagian yang tertulis Line, lalu coba angkat gagang handset atau tekan tombol sp-phone/monitor dengarkan nada tone, apabila ada nada tone berarti mesin sudah siap untuk digunakan.

b)      Mengirim Dokumen atau naskah / Kirim fax

Cara Pengiriman ada dua cara :

• Manual
• siapkan dokumen yang akan dikirim
• masukan dokumen secara face down /tulisan membelakangi si pengirim
• angkat handset/tekan tombol sp-phone/monitor akan terdengar tone
• masukan nomor fax tujuan
• apabila sudah terdengar nada fax / beef panjang, tekan tombol start
• mesin fax akan bekerja, dan tunggu sampai dokumen terkirim
• dan display  X DOCUMENT SENT     X adalah banyaknya dokumen

Cara ini digunakan bila nomer yang dituju belum pasti terhubung dengan mesin fax atau posisi penerima di set dengan Tel mode, karena banyak pengguna yang memakai nomer fax sekaligus sebagai nomer telefon.

• Otomatis
• siapkan dokument yang akan dikirim
• masukan dokumen secara face down /tulisan membelakangi si pengirim
• masukan nomer tujuan dan tekan start
• mesin fax akan bekerja, dan tunggu sampai dokumen terkirim dan display  X DOCUMENT SENT     X adalah banyaknya dokumen

Cara ini dilakukan apabila nomer tujuan memang khusus untuk fax untuk mesin lama tipe Vxx tidak perlu tekan start.

c)      Menerima Dokumen fax

• Manual

o  Cara manual digunakan apabila seseorang menggunakan dua fungsi fax dan telefon, untuk langkah ini seseorang mensetting TEL untuk RECEIVE MODE.

o  Bila terdengar nada dering angkat hanset/tekan sp-phone pastikan apakah suara manusia atau beef panjang fax, jika suara manusia lanjutkan pembicaraan bila beef panjang fax tekan start, display RECEIVING dan kiriman akan dicetak.

o  Untuk mesin fax yang mempunyai fasilitas friendly reception dan mengaktifkannya/posisi “on” tidak perlu tekan START cukup letakan handset pada tempatnya dokumen akan di cetak secara otomatis.

• Otomatis

Cara ini digunakan mesin memang khusus untuk menerima dokumen, cukup aktifkan RECEIVE MODE pada posisi “on”  atau pada posisi FAX ONLY.

Gambar 3. Mesin Faksimili

3)      Mesin Stensil

Mesin stensil adalah mesin penghasil dokumen berbentuk lembaran dalam jumlah banyak dengan menggunakan pembantu “kertas master” yang disebut dengan stensil sheet atau sheet stensil.

Mesin stensil berfungsi untuk menggandakan warkat/surat dengan jenis kertas seperti HVS, duplicator, roneo dan sebagainya. Duplikator stensil mampu menghasilkan salinan hingga 4000 lembar. Stensil dapat disimpan dan digunakan kembali bila ditangani dengan baik.

Ada 2 macam mesin stensil, yaitu :

a)      Mesin Stensil Manual

Mesin stensil manual dapat digunakan untuk menggandakan warkat/surat dengan jenis kertas seperti HVS, duplicator, roneo dan sebagainya.

Adapun ciri-ciri mesin stensil manual adalah:

• Tenaga pengerakknya menggunakan tenaga manusia
• Komponen dan cara kerja mesin bersifat mekanis
• Tinta yang digunakan adalah tinta stensil warna hitam
• sheet yang digunakan bisa sheet stensil, sheet scanner, atau stensil cutter sebagai sheet master
• ukuran kertas maksimum adalah kertas folio (8,5 x 13 inci atau 21,5 x 33 cm)

b)      Mesin Stensil Spiritus

Mesin stensil spiritus termasuk jenis mesin pengganda proses langsung (direct proses) atau ada juga yang menyebutnya sebagai mesin pengganda cairan (liquide duplicator).

Ciri-ciri mesin stensil spiritus adalah:

• Tenaga penggerakknya menggunakan tenaga manusia (manual)
• Komponen dan cara kerja mesin bersifat mekanis
• Menggunakan master paper

o  Kertas biasa dengan lapisan bahan pelicin

o  Master Sheet, kertas master dengan transfer carbon

o  Master thermal, kertas master dengan perekam menggunakan thermocopier

• Penggandaan menggunakan kertas folio
• Pencetakan menggunakan cairan pelarut alkohol.

4)      Scanner

Suatu alat elektronik yang fungsinya mirip dengan mesin fotokopi. Mesin fotocopy hasilnya dapat langsung dilihat pada kertas sedangkan scanner hasilnya ditampilkan pada layar monitor komputer dahulu kemudian baru dapat diubah dan dimodifikasi sehingga tampilan dan hasilnya menjadi bagus yang kemudian dapat disimpan sebagai file text, dokumen dan gambar.

Scanner merupakan suatu alat yang digunakan untuk memindai suatu bentuk maupun sifat benda, seperti dokumen, foto, gelombang, suhu, digunakan untuk mengambil citra cetakan (gambar, foto, tulisan) untuk diolah atau ditampilkan melalui komputer. Hasil pemindaian itu pada umumnya akan ditransformasikan komputer sebagai data digital Data yang telah diambil dengan scanner itu, bisa dimasukkan secara langsung ke semua aplikasi computer computer yang mengenali teks ASCII. Perbedaan tiap scanner dari berbagai merk terletak pada pemakaian teknologi dan resolusinya. Pemakaian teknologi misalnya penggunaan tombol-tombol digital dan teknik pencahayaan.

Fungsi Scanner adalah membaca, merekam dan mengambil informasi suatu benda baik 2D atau 3D dan menghimpunnya untuk anda dengan berbentuk gambar. Begitu juga denganFungsi Scanner Komputer. Berbeda dengan Printer, Scanner hanya bisa mengambil informasi gambar dan menampilkan pada Komputer dan bisa diambil dalam bentuk file data. Jadi jika anda memasukkan foto maka akan menghasilkan foto itu sendiri dalam bentuk digital (gambar dalam komputer), dan jika anda memasukkan benda maka akan menghasilkan gambar itu sendiri.

Scanner adalah alat inputan komputer dengancara kerjanya yaitu membaca gambar menggunakan sinar kemudian hasilnyadimasukkan kedalam komputer berupa gambar. Scanner merupakan perangkat yang cara kerjanya sama dengan cara kerjanya mesin fotocopy.

Ketika kamu menekan tombol mouse untuk memulai Scanning, yang terjadi adalah:

üPenekanan  tombol  mouse dari  komputer  menggerakkan pengendali kecepatan pada  mesin  scanner.  Mesin  yang   terletak  dalam  scanner tersebut mengendalikan proses pengiriman ke unit scanning.

üKemudian unit scanning menempatkan proses pengiriman ke tempat atau jalur yang sesuai untuk langsung memulai scanning.

üNyala lampu yang terlihat pada Scanner menandakan bahwa kegiatan scanning sudah mulai dilakukan.

üSetelah nyala lampu sudah tidak ada, berarti proses scan sudah selesai dan hasilnya dapat dilihat pada layar monitor.

üApabila hasil  atau tampilan teks / gambar  ingin dirubah,  kita dapat merubahnya  dengan menggunakan   software-software   aplikasi  yang ada. Misalnya dengan photoshop, Adobe dan lain- lain. pot scanned.

Mesin scanner, sebelum dapat digunakan maka harus diinstal terlebih dahulu agar terhubung dengan sistem komputer untuk membaca data yang akan di-scan.

a)    Cara menginstal scanner dari menu run diantaranya:

Masukan CD drive, klik menu start, klik menu run, setelah dilayar muncul tampilannya. Pada kotak baris lok in klik tanda panah bawah, setelah dilayar muncul tampilannya. Klik pada pilihan CANOSCAN [F:] setelah dilayar muncul tampilannya, klik pada pilihan setup, klik tombol Open, setelah muncul tampilannya, klik tombol OK, setelah muncul tampilannya, klik pada pilihan english, setelah muncul tampilannya, klik pada pilihan Install the Software, setelah muncul tampilannya, klik tombol Yes, setelah muncul tampilannya, klik tombol Yes, setelah muncul tampilannya, klik pada pilihan Start Instalation, setelah muncul tampilannya, klik tombol Yes, setelah muncul tampilannya. Pilih bahasa yang diinginkan, lalu klik tombol OK, setelah muncul tampilannya, klik tombol Yes, setelah muncul tampilannya, klik tombol Next, setelah muncul tampilannya Klik tombol Next lagi, setelah itu Klik tombol Finish.

b)   Cara menginstal scanner melalui control panel diantaranya:

Masukan CD drive klik tombol Start, klik pada pilihan Control Panel, setelah muncul tampilannya, klik pada pilihan Caere Scan Manager 5.2, setelah muncul tampilannya, klik pada pilihan Add Scanner, setelah muncul tampilannya, klik pada pilihan Canon, klik pada pilihan CanoScan D64GU, klik tombol Next, setelah muncul tampilannya, klik tombol Next, setelah muncul tampilannya, dan klik tombol Finish.

Adapun cara menyimpan data/ image hasil proses scanning diantaranya: klik menu File, klik pada pilihan save as, setelah muncul tampilannya. Pada kotak baris isian save in, tentukan folder tempat file tersebut akan disimpan. Pada kotak isian File name, ketik nama file. Pada kotak isian save as type pilih jpeg file (JPG/JPEG), untuk menentukan jenis file yang berakhiran JPG dan klik tombol save.
Gambar 6. Scanner

5)      Mesin Penghancur Dokumen (Shredder)

Dilihat dari bentuk dokumen yang dihancurkan penghancur dokumen dibedakan menjadi dua macam yaitu:

1. Penghancur kertas (Paper shredder), digunakan untuk menghancurkan dokumenberupa kertas, seperti surat, arsip, laporan dan lain-lain.
2. Penghancur microfilm (Microfilm shredder), digunakan untuk menghancurkan dokumen dalam bentuk microfilm.

Mesin pernghancur kertas berfungsi sebagai sarana untuk memanfaatkan sisa kertas yang tidak terpakai agar dapat dibuang secara lebih mudah dan ramah lingkungan karena sudah dipotong-potong menjadi lembaran-lembaran kecil. Potongan-potongan kertas tadi selanjutnya dapat didaur ulang, dibuang, ataupun dijual kepada perusahaan kertas bekas. Mesin pemotong kertas dan mobile file kini telah menjadi standar baru kepedulian suatu kantor dalam membantu mewujudkan sustainable environment, salah satunya melalui pengelolaan limbah kertas yang efisien.

Cara pengoperasian mesin ini adalah:

• Siapkan mesin dan kertas yang akan dihancurkan, terlebih dahulu kita hilangkan paper klip dan staples yang ada pada kertas.
• Masukkan kertas kedalam mesin, dan tekan tombol On agar mesin menyala dan siap memotong.
• Setelah selesai tekan tombol Off ambil potongan kertas yang ada dalam kotak mesin untuk dibuang.

Gambar 7. Mesin Penghancur Kertas

6)      Mesin Absensi

Mesin absensi digunakan untuk menangani data absebsi dan timesheet untuk melakukan pencatatan kehadiran karyawan (waktu masuk dan waktu keluar).

Ada 3 macam mesin absensi dengan masing-masing sistem kerjanya, yaitu sebagai berikut:

a)   Mesin absensi dengan menggunakan ID card atau kartu tanda pengenal

Mesin dengan sebuah jam digital yang terdapat didepan mesin yang menunjukkan waktu pada saat itu dan tempat menggesek kartu tanda pengenalmagnetik (terdapat disamping atau atas mesin). Pengoperasiannya masing – masing pegawai dan karyawan menggesek ID Card lalu secara otomatis data akan terkirim kekomputer.

b)    Mesin dengan menggunakan pengenalan sidik jari (Finger Scan)

Mesin ini dilengkapi dengan report daily attendance dan periodic attendance. Informasi yang dihasilkan dapat menjadi history kehadiran karyawan, jam kerja karyawan, dan menjadi dasar perhitungan gaji dan lembur karyawan. Untuk mengoperasikan mesin ini masing – masing pegawai men scan sidik jarinnya kemudian menekan nomor pegawai yang mana secara otomatis data dan waktu kehadiran dan pulang akan terkirim ke computer untuk diproses.

Gambar 8. Mesin Absensi ID Card

Gambar 9. Mesin Absensi Sidik Jari

Gambar 10. Mesin Absensi dengan Kartu Absensi

7)      Printer

Printer atau pencetak adalah alat yang menampilkan interpretation dalam bentuk cetakan, baik berupa teks maupun gambar/grafik, di atas kertas. Printer biasanya terbagi atas beberapa bagian, yaitu picker sebagai alat mengambil kertas dari tray. Tray ialah tempat menaruh kertas. Tinta atau toner adalah alat pencetak sesungguhnya, karena ada sesuatu yang disebut tinta atau toner yang digunakan untuk menulis/ mencetak pada kertas. Perbedaan toner dan tinta ialah perbedaan sistem; toner atau laser butuh pemanasan, sedangkan tinta atau inkjet tak butuh pemanasan, hanya pembersihan atau cleaning pada print-head printer tersebut.

Fungsi printer komputer adalah salah satu hardware (perangkat keras) yang terhubung dengan komputer dan mempunyai fungsi untuk mencetak tulisan, gambar dan tampilan lainnya dari komputer ke media kertas atau sejenis. Istilah yang dikenal pada resolusi printer disebut dpi (dot per inch). Maksudnya adalah banyaknya jumlah titik dalam luas area 1 inci. Semakin tinggi resolusinya maka akan semakin bagus cetakan yang dihasilkan. Sebaliknya, jika resolusinya rendah maka hasil cetakan akan buruk / tidak bagus.

Gambar 11. Printer

8)      Komputer

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, komputer adalah alat elektronik otomatis yang dapat menghitung dan mengolah data secara cermat menurut yang diinstruksikan, dan memberikan hasil pengolahan, serta dapat menjalankan sistem multimedia.

Komputer juga dapat diartikan sebagai suatu peralatan elektronik yang dapat menerima input, mengolahnya menggunakan sistem yang tersimpan dalam memori komputer, dan mengeluarkan hasilnya menjadi informasi serta dapat menyimpan program dan hasil pengolahannya ke dalam sebuah penyimpanan yang disebut juga file.

Sistem kerja komputer melibatkan 3 hal utama, yakni:

• Hardware (perangkat keras)
• Software (perangkat lunak)
• Brainware atau user (manusia)

Dari segi manajemen ada tiga tiga fungsi komputer, yaitu:

• Komputer sebagai ingatan (memori)
• Komputer sebagai pemroses
• Komputer sebagai informasi eksternal

Menurut Simon (1970):

• Komputer akan meningkatkan efektifitas apabila keluaran nilainya lebih kecil dibanding dengan masukkan.
• Menyatakan indeks pasif (proses pencatatan data) dengan indeks aktif (pemilihan dan penyaringan informasi).
• Mengetahui model analitik dan sistematik dalam memecahkan masalah dan membuat keputusan.

Gambar 12. Komputer

9)      Over Head Projector (OHP)

OHP adalah salah satu alat yang digunakan untuk memproduksi atau memproyeksikan gambar atau visual menggunakan transparansi di atas permukaan kaca yang apabila lampu OHP dinyalakan maka transparansi tersebut akan terproyeksikan. Kemampuan lensa yang ada didalam OHP memungkinkan pantulan gambar atau tulisan menjadi lebih besar dari aslinya dan tampil dengan cahaya yang cemerlang.

Cara pengoperasian OHP adalah sebagai berikut:

üPeriksa Tegangan listrik dan sesuaikan tegangan pada peralatan

üHubungkan OHP dengan sumber listrik

üTekan tobol ON/ OFF ke posisi ON

üLetakkan transparansi pada posisi yang benar

üAturlah posisi lens head assembly dan posisi OHP itu sendiri untuk menghindarkan energi keystone effect. aturlah tombol pengatur fokus sehingga di dapat hasil gambar proyeksi yang jelas dan tajam.

üOver Head Projector/ biasanya terdiri dari sebuah kotak besar berisi lampu yang sangat terang dan kipas untuk mendinginkannya. Di atas kotak besar lensa Fresnel bahwa collimates cahaya. Di atas kotak, biasanya di lengan panjang, adalah cermin dan lensa yang memfokuskan dan meneruskan cahaya ke depan bukan ke atas. Transparansi ditempatkan di atas lensa untuk ditampilkan. Cahaya dari lampu bergerak melalui transparansi dan ke dalam cermin di mana ia bersinar maju ke sebuah layar untuk ditampilkan. Cermin memungkinkan baik presenter dan para penonton untuk melihat gambar pada saat yang sama, presenter memandang transparansi seolah-olah menulis, para penonton melihat ke depan di layar. Tinggi cermin dapat disesuaikan, untuk kedua fokus gambar dan membuat gambar lebih besar atau lebih kecil tergantung pada seberapa dekat proyektor adalah layar.

Fungsi Over Head Proyektor secara umum digunakan untuk:

1. Pengganti papan tulis dengan menggunakan pen khusus yang dituliskan pada lembar transparansi/ gulungan transparansi.
2. Tempat memproyeksikan transparan yang telah disiapkan.
3. Tempat menunjukkan bayangan (silhoutte) suatu benda.
4. Tempat menunjukkan model-model kecil baik dalam bentuk gerak atau diam.
5. Untuk mendemonsrasikan suatu percobaan, contoh: bagaimana cara magnet bekerja terhadap serbuk besi.
6. Untuk menunjukkan diagram aliran suatu sistem tertentu, contoh: dengan filter khuus dapat ditunjukkan diagram suatu aliran.
7. Untuk memperlihatkan suatu sistem tertentu, contoh: kecepatan membukanya rana pada alat photo/ tustel model S.L.R (Single Lens Reflect)

Gambar 13. Over Head Projector (OHP)

10)    Mesin Fotokopi

Mesin fotokopi adalah alat untuk menggandakan dokumen dengan memperbesar atau memperkecil dari ukuran aslinya. Mesin fotokopi merupakan alat pengganda yang praktis, karena siap setiap saat diperlukan. Fotokopi berarti suatu proses penyalinan warkat atau dokumen dengan sistem pemotretan. Naskah asli yang akan digandakan dengan mesin fotokopi akan menghasilkan rekaman yang baik kualitasnya dan mirip atau hampir serupa dengan aslinya.

Fungsi mesin fotokopi sebagai penggandaan dokumen adalah sebagai berikut:

Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen, untuk pimpinan demi kelancaran tugas rutin

Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen, untuk bagian-bagian lainnya

Memberikan pelayanan memperbesar atau memperkecil tulisan atau gambar, dari dokumen, sesuai keinginan pimpinan

Bertanggung jawab atas pekerjaan yang telah dipercayakan pimpinan kepadanya

Memberikan pelayanan sesegera mungkin secara optimal

Cara Pengoperasian Mesin Foto Copy:

• Hidupkan mesin dengan menekan tombol ON
• Letakkan kertas pada kaca tempat foto copy dengan bagian tepi atas menempel pada garis skala pada posisi yang tepat di tengah
• Dengan menekan tombol pengatur hasil copy
• Tekan tombol jumlah hasil penggandaan yang dikehendaki
• Tekan tombol cetak (start)
• Jika sudah selesai tekan tombol OFF

Sumber : https://ieraperkantoran.wordpress.com/mesin-kantor/

Pengertian Sekretaris, Syarat Menjadi Sekretaris dan Keahlian Seorang Sekretaris

Bagi para pembaca mungkin kita sering mendengar profesi sekretaris, sekretaris sendiri dibedakan menjadi dua, yakni sekretaris pribadi dan sekretaris perusahaan. Untuk lebih lengkapnya berikut ulasan mengenai sekretaris. Semoga bermanfaat.
 

A. Pengertian Sekretaris 
 

Sekretaris adalah sebuah profesi administratif yang bersifat asisten atau mendukung. Gelar ini merujuk kepada sebuah pekerja kantor yang tugasnya ialah melaksanakan perkerjaan rutin, tugas-tugas administratif, atau tugas-tugas pribadi dari atasannya. Pekerja atau karyawan ini biasanya melakukan tugas-tugas seperti mengetik, penggunaan komputer, dan pengaturan agenda. Mereka biasanya bekerja di belakang meja. Sebagian besar sekretaris adalah wanita.

Di dunia kerja saat ini ada lagi profesi yang merupakan perkembangan dari sekretaris yaitu asisten pribadi (PA atau Personal Assistant). Perbedaan dari PA dan sekretaris adalah PA lebih bertanggung jawab untuk satu orang saja, dalam hal ini eksekutif atau bos yang mempekerjakan dirinya. Sedangkan sekretaris lebih bertanggung jawab kepada perusahaan secara umum.

 

Namun di beberapa perusahaan, tentu saja hampir tidak ada perbedaan di antara sekretaris dan PA. Seperti contohnya di Indonesia, umumnya sudah menjadi kebiasaan bila sekretaris kadang juga membantu hal-hal personal dari si bos yang berhubungan dengan kerja. Lain halnya misalnya di Hongkong contohnya di mana dunia kerja di sana lebih profesional. Perbedaan antara PA dan sekretaris ini sangat kentara.

Sekretaris identik pula dengan mode dan gaya dalam berbusana ke kantor. Sudah menjadi rahasia umum bila sekretaris mempunyai tampilan yang menarik sebagai citra dari atasan yang diwakilinya. (Wikipedia)

B. Syarat-syarat Menjadi Sekretaris

Karena tugasnya untuk membantu pimpinan dalam berbagai macam kegiatan, selain harus smart, sekretaris juga harus memiliki softskill dan hardskill khusus untuk menunjang pekerjaannya. Syarat-syarat yang harus dimiliki untuk menjadi seorang sekretaris antara lain:

1. Syarat Kepribadian
Tidak banyak orang mempunyai bakat untuk menjadi sekretaris yang baik, namun demikian bakat saja tidak cukup bilamana kita tidak tahu kepribadian yang bagaimana harus kita punyai untuk menjadi seorang sekretaris yang baik itu. Adapun kepribadian yang dikehendaki itu adalah sebagai berikut:
a. Harus bersikap mawas diri
b. Bersikap ramah
c. Sabar
d. Simpatik
e. Penampilan diri yang baik
f. Pandai bergaul
g. Dapat dipercaya serta memegang teguh rahasia
h. Dapat bijaksana terhadap orang lain
i. Memiliki ingatan yang baik
j. Mempunyai perhatian atas pekerjaannya, dan lain-lain

2. Syarat pengetahuan
Syarat pengetahuan ini dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu:
 
a. Syarat pengetahuan umum
Seorang sekretaris harus memiliki pengetahuan kemasyarakatan dan kebudayaan yang dapat mengangkat nama dari perusahaan. Misalnya:
1. Menguasai dan memahami Bahasa Indonesia dengan baik dan benar serta
menguasai beberapa bahasa asing secara lisan maupun tertulis, serta memiliki
pengetahuan ekstra.
2. Pengetahuan tentang misi, fungsi, tugas-tugas, serta struktur organisasi, serta
susunan personil.
3. Pengetahuan tentang korespondensi dan tata kearsipan.
 
b. Syarat pengetahuan khusus
Pengetahuan khusus ini, maksudnya adalah sekretaris mengetahui atau mengerti hal-hal
mengenai dimana sekretaris itu bekerja. Apabila sekretaris itu bekerja pada
perusahaan yang bergerak pada bidang usaha perkapalan, maka ia harus mampu
menguasai ilmu perkapalan, begitu pula bila perusahaan itu bidang usahanya
penyewaan apartemen, maka sekretaris itu harus menguasai ilmu keapartemenan, dan
sebagainya.

3. Syarat keahlian
Setiap sekretaris diharuskan memiliki keterampilan untuk menunjang pekerjaannya,
keterampilan itu meliputi:
a. Mampu menyusun laporan
b. Mampu berkorespondensi
c. Mampu menggunakan Bahasa Indonesia dan Bahasa Asing lainnya
d. Teknik tata penyimpanan arsip
e. Teknik berkomunikasi dengan telepon
f. Menulis cepat dengan steno
g. Teknik mengetik surat

4. Syarat praktik
Sebelum seorang diangkat sebagai sekretaris, orang tersebut harus cukup
mempunyai pengalaman dalam berbagai pekerjaan tata usaha kantor, maka dengan
demikian orang itu harus mencoba menangani pekerjaan yang tanggung jawabnya
belum begitu luas, misalnya: sebagai resepsionis, operator, korespondensi dll.

C. Keahlian Seorang Sekretaris

1. Pandai berbicara 
Pandai berbicara merupakan salah satu skill yang harus dimiliki seorang sekretaris. Seringkali kamu sebagai seorang sekretaris diminta untuk melakukan presentasi menggantikan pemimpin atau boss yang berhalangan hadir. Skill ini harus kamu miliki dan terus diasah.  

2. Mengerti Teknologi

Teknologi saat ini menjadi “jantung” dari dunia. Sebagai sekretaris kamu harus mengerti teknologi yang happening saat ini dan tentunya akan memudahkan kamu dalam melakukan pekerjaan sebagai seorang sekretaris. 

3. Sekretaris Hebat mampu berbahasa asing

Hard skills terakhir yang harus dimiliki untuk menjadi seorang sekretaris hebat adalah berbahasa asing. Bahasa asing yang umumnya harus dikuasai ialah bahasa Inggris, tetapi akan lebih hebat jika seorang sekretaris juga mampu berbahasa Perancis, German, China, dan Jepang. Karena pasti kamu akan bertemu dengan tamu atau klien dari luar negeri dan ini akan menjadi nilai tambah bagi kamu.