Laporan
evaluasi administrasi sarana dan prasarana adalah suatu data yang bertujuan
untuk melaporkan hasil evaluasi terhadap keadaan sarana dan prasarana kantor,
baik persediaan, mutasi, maupun keadaan fisik dari sarana dan prasarana
tersebut. Laporan evaluasi administrasi sarana dan prasarana dibuat pada
periode tertentu.
1. Fungsi
Laporan Evaluasi Administrasi Sarana dan Prasarana
Laporan sarana dan
prasarana memiliki fungsi sebagai berikut:
a. Sebagai
bahan pertanggungjawaban
b. Sebagai
pengendali persediaan
c. Memberikan
informasi tentang barang yang tersedia dan mutasi barang
d. Sebagai
dasar/bahan dalam pengambilan keputusan pimpinan
2. Lampiran
dalam Penyusunan Laporan Evaluasi Sarana dan Prasarana
Lampiran adalah dokumen
yang ditambahkan atau dilampirkan ke dokumen utama. Tujuan dari adanya lampiran
adalah menyertakan data yang dirasa terlalu banyak jika dimasukkan ke dalam
teks laporan. Berikut adalah hal-hal yang harus dilampirkan menyertai laporan
sarana dan prasarana.
a. Bukti
Penerimaan Barang
Penerimaan barang adalah
menerima barang secara fisik dari pabrik atau distributor. Penulisan bukti
penerimaan barang harus disesuaikan dengan persyaratan penanganan barang.
Berikut ini contoh bukti
penerimaan barang:
BUKTI PENERIMAAN
BARANG
No. .....................................
Kepada
Yth. ................................
Telah diterima pada tanggal ........... dari
Nama : ........................................
Alamat : ........................................
Barang berupa : ........................................
|
No. PO
|
Barang
|
Jumlah
|
Satuan
|
|
|
Catatan: Barang telah dicek, tidak
terdapat cacat dan telah sesuai dengan order.
Manager Gudang PT. Sinar Jaya Tbk.
(............................)
b. Bukti
Pembelian Barang
Bukti pembelian barang
adalah dokumen yang menyatakan bahwa barang yang ada di dalam persediaan sudah
dibeli oleh pihak lain. Berikut ini contoh bukti pembelian barang.
PT. .................................... Faktur No. ......
Alamat ..............................
Yth. .............................
|
Banyak
|
Jenis Barang
|
Harga
|
Jumlah
|
|
| |||
|
Total
|
|
||
PT. ...........................
(.................................)
c. Bukti
Pengeluaran Barang
Bukti pengeluaran barang
adalah dokumen yang memuat pernyataan bahwa barang tersebut telah dikeluarkan
dari persediaan. Berikut ini contoh bukti pengeluaran barang.
PT. .....................................
Jl. ......................................
BUKTI PENGELUARAN
BARANG
Bukti No. .....
Kepada
..........................................
Telah dikirimkan barang sebagai berikut.
|
No.
|
Nama Barang
|
Satuan
|
Banyak
|
Keterangan
|
|
|
|
|
|
|
Pengirim
(..................................)
Bagian gudang PT. ................
d. Kartu
Barang
Kartu barang adalah kartu
yang digunakan untuk mencatat mutasi persediaan barang. Berikut ini contoh dari
kartu barang.
KARTU BARANG
Nama barang :
Ukuran :
Satuan :
No. Ivn :
|
Nama barang:
|
Merek:
|
Type:
|
No. SPB: .....................
|
|
Harga pembelian :
|
|||
|
Tempat
pembelian :
|
|||
|
Tempat pemakaian
:
|
Tgl. Penerimaan :
|
|||
|
Pengecekan/Servis
|
Penyingkiran
|
|||
|
Tahun
|
Keterangan
|
Biaya
|
Cara
|
Keterangan
|
|
2012
|
|
|
|
|
|
2013
|
|
|
|
|
|
2014
|
|
|
|
|
|
2015
|
|
|
|
|
|
2016
|
|
|
|
|
|
2017
|
|
|
|
|
|
2018
|
|
|
|
|
|
2019
|
|
|
|
|
e. Kartu
Persediaan
Kartu persediaan terdiri dari kartu
persediaan kantor (stock card) dan kartu persediaan gudang (bin card)
atau lebih dikenal dengan kartu gudang. Kartu persediaan adalah kartu yang
digunakan untuk mencatat mutasi persediaan barang. Berikut ini contoh dari
kartu persediaan barang.
KARTU
PERSEDIAAN BAHAN BAKU
Metode:
LIFO
|
Tgl.
|
Keterangan
|
Masuk
|
Keluar
|
Saldo
|
||||||
|
Unit
|
Harga
|
Jumlah
|
Unit
|
Harga
|
Jumlah
|
Unit
|
Harga
|
Jumlah
|
||
|
1
|
Saldo
|
|
|
|
|
|
|
| ||
|
5
|
Pemakaian
|
|
|
|
| |||||
|
8
|
Pembelian
|
| ||||||||
|
17
|
Pemakaian
|
|
|
|
| |||||
|
Nilai Persediaan Akhir
|
| |||||||||
f.
Daftar Inventarisasi
Daftar inventarisasi
digunakan untuk mencatat dan menyusun barang-barang/bahan yang ada secara benar
menurut ketentuan yang berlaku. Berikut ini contoh dari daftar inventarisasi.
PT. ........................
Jl. ................................................
DAFTAR
INVENTARISASI
|
No.
|
Nama Barang
|
Jumlah
|
Keterangan
|
|
1.
|
| ||
|
2.
|
| ||
|
3.
|
| ||
|
4.
|
| ||
|
5.
|
| ||
|
6.
|
| ||
|
7.
|
|
g. Daftar
Rekapitulasi Barang Inventaris
Daftar rekapitulasi barang inventaris
adalah daftar yang menunjukkan jumlah barang inventaris menurut keadaan pada X
tahun yang lalu, mutasi barang yang terjadi selama setahun tersebut, dan
keadaan barang inventaris pada tanggal X tahun anggaran berikutnya. Berikut ini
contoh daftar rekapitulasi barang inventaris.
SKPD : ....
KAB/KOTA : ....
PROVINSI : ....
REKAPITULASI
DAFTAR MUTASI BARANG
MILIK
PROV/KAB/KOTA ....
TAHUN
....
|
No. Urut
|
Gol.
|
Kode Bidang Barang
|
Nama Bidang Barang
|
Keadaan per 1 Jan 20..
|
Mutasi/Perubahan
selama 1 jan 20.. s/d
31 Des 20 ..
|
Keadaan Per
31 Des 20..
|
Ket.
|
|||||
|
Jumlah Barang
|
Jumlah Harga
|
Berkurang
|
Bertambah
|
Jumlah barang
|
Jumlah harga
|
|||||||
|
Jumlah barang
|
Jumlah harga
|
Jumlah barang
|
Jumlah harga
|
|||||||||
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
12
|
13
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3. Teknik
Pembuatan Laporan Evaluasi Administrasi Sarana dan Prasarana
Berikut ini teknik pembuatan laporan
sarana dan prasarana.
a. Memeriksa
barang
b. Menghitung
persediaan barang awal tahun anggaran
c. Menghitung
penerimaan dan pengadaan barang
d. Menghitung
pengeluaran barang
e. Menghitung
sisa persediaan
f.
Mencatat mutasi barang
g. Melaporkan
kepada atasan atau pimpinan
